A zenei szakirodalmi tájékoztatás tárgya a zenei információ. Ismerve az információ meghatározása körüli nehézségeket, mellőzzük a zenei információ még oly vázlatos definícióját is. Csupán annyit szükséges megállapítani, hogy amikor “zenei információ”-ról beszélünk, könyvtári szempontból egy gazdag, sokjelentésű, összetett jelenségre kell gondolnunk. A zenei információ a könyvtárban megjelenhet egy művészeti ág sajátos grafikai jelrendszerrel rögzített alkotásaként nyomtatott (vagy kéziratos) zeneműként. Ugyanaz a műalkotás előfordulhat más hordozón, a vizuális helyett az auditív érzékelés számára felfoghatóan valamilyen hangrögzítés alakjában is. És van a zenei információnak egy harmadik formában materializálódott típusa: az előbbi kettőt kommentáló, értékelő, azokról hírt adó, az információ hordozóját tekintve (többnyire) “hagyományos”-nak mondható dokumentumon hozzáférheti szak- és publicisztikai irodalom.

A zenei információ tehát különböző dokumentumtípusokon rögzítetten található a könyvtárban, és ezeknek a hordozóknak, illetve az azokon hozzáférhető információknak a tájékoztatásban azonos jelentősége van. A zenei tájékoztatás egyik sajátosságát éppen ez adja. A zene esetében is – a többi művészethez hasonlóan – a szakirodalom mellett alapvető követelmény a forrásokról történő tájékoztatás. Míg azonban pl. a szépirodalmi források – vagyis maguk az irodalmi alkotások – formája, hordozója azonos a szakirodaloméval, a zenében a primer és szekunder információ (források és a szakirodalom) között nagyon jelentősek a morfológiai különbségek. (Tekintsünk el ezúttal attól a ténytől, hogy a szépirodalmi alkotás transzformációja adott esetben más hordozón jelenhet meg. Érdemben ugyanis ma még nem befolyásolja a videokazetták, irodalmi hangfelvételek stb. léte az irodalmi tájékoztatási apparátus századok alatt kialakult szerkezetét.) A zenében a források – a nyomtatott vagy kéziratos zeneművek – ezek transzformációi – valamilyen hangrögzítés formájában – illetve az előbbi kettőt ismertető és a legtágabban felfogott, elsősorban könyvekben és időszaki kiadványokban hozzáférhető szakirodalom képezik az információ megjelenítési formáit, azt a dokumentumbázist, amely a zenei könyvtár, gyűjtőkörét alkotja és amelyről a zenei szakirodalmi tájékoztatást végezzük. (Bonyolítja a helyzetet, de külön nem térünk ki rá, csak megemlítjük, hogy sok esetben a hangfelvétel lényegül át primer forrássá. Vagy azért, mert nincs a zeneműnek hangjegyekkel lejegyzett “írásos” eredetije – pl. jazzimprovizáció esetén – vagy azért, mert maga az előadói gyakorlat sajátossága, különlegessége miatt válik fontossá, önmagán túlmutatóvá a hangfelvétel. Általában az előadó személye miatt lehet erről szó: pl. ötödrangú zeneszerző jelentéktelen darabját interpretáló világhírű zongoraművész felvételéről. Vagy egy népszerű, jeles, értékes és közkedvelt, ám épp ezért számtalan lemezen hallható zenemű is alapvető forrássá válik, ha maga a zeneszerző adja elő.)

A zenei tájékoztatás célja ugyanaz, ami általánosságban a szaktájékoztatás bármely területéről elmondható: a különféle hordozókon rögzített, a különböző lelőhelyeken hozzáférhető zenei információk eljuttatása, közvetítése a használókhoz. Bár a használói igények elvileg annyifélék lehetnek, ahányan csak igénybe kívánják venni a zenei könyvtárak szolgáltatásait, a valóságban azért célszerű négy alaptípust elkülöníteni. A négy típus közös vonása, hogy egyik használói csoportnak sincs kizárólagos kívánsága egy konkrét hordozón rögzített információ iránt, mindegyik többfélét használ, igényel, legfeljebb súlyponti eltolódások lehetnek az egyes hordozókon rögzített információk használatán belül.

A zenei információra szüksége lehet tudományos célból aktív zenetörténésznek, muzikológusnak. Felkészültsége, szakismeretei alapján a zenei információ mindhárom megjelenési formáját használja, nincs kitüntetett hordozója. Igényelheti a zenei információt gyakorlati okokból is egy felhasználó: aktív zenész, zenetanár, zenei menedzser stb. E használói kategória sem köthető csak egyféle dokumentumtípushoz, információhoz: konkrét céljaitól függően lehet szüksége egyikre vagy másikra. A harmadik igénytípus az oktatási jelleg, vagyis a hallgatói, tanulói igények tartoznak ide. Az előbbieknél sokkal heterogénebb összetételű ez a csoport (életkor, iskolatípus és az ezekhez kapcsolódó zenei ismeretek alapján). Közös jellemzője, hogy használói igényei csak részben önállóak, az információ megszerzését, használatát az esetek tekintélyes részében előírják számára. A diákok minden dokumentumtípust használnak, de zenei ismereteik és az iskolatípus szerint eltérések lehetnek közöttük. Végül a negyedik csoportba a zenei információt hobbiból, kikapcsolódásból, szórakozásból stb. igénylők népes serege sorolható. Elvileg mindhárom hordozón rögzített információra szükségük lehet, a gyakorlatban azonban a nyomtatott zeneműveket sokkal kisebb mértékben használják, mint az előző esetekben.

Egy adott szakterület tájékoztatási apparátusának jellege, összetétele két tényezőtől függ. Az egyik általános: végső soron a potenciális használói igények kielégítése céljából alakultak ki a különféle tájékoztatási eszközök, fő vonásait tekintve éppen ezért azonos pl. a történettudomány és a biológia tájékoztatási apparátusa. A tájékoztatási apparátusnak a legáltalánosabban kifejezve néhány kérdőszóra kell válaszolnia: ki, mit tett, mondott, írt stb., mi jelent meg, mikor és hol, mi a jelentősége a műnek, a cselekvésnek, eszköznek stb., hogyan működik stb. Mint ismert, a használónak vagy konkrét adatra, tényre van szüksége, vagy pedig valamilyen okból egy téma, kérdés irodalmára. Az előbbi igények kielégítésére alakultak ki a direkt vagy faktografikus tájékoztatási eszközök (lexikonok, szótárak, adattárak stb.), a második esetben az indirekt (bibliográfiai vagy irodalomközvetítő) apparátus révén adható adekvát válasz. A tájékoztatási eszközök további rendszerezése – ez is jól ismert – aszerint lehetséges, hogy milyen keresési mód, megközelítés alapján lehet őket használni, milyen a gyűjtőkörük, szerkezeti felépítésük. Beszélhetünk tárgyi-fogalmi megközelítésen alapuló eszközökről, vannak bibliografikus-nominális jellegűek, harmadik csoportjuk az időrendet, negyedik részük pedig a helyrajzot (topográfiát) teszi a feltárás elsődleges elemévé. (Természetesen az alaptípusok számtalan kombinációja is létezik.)

A különböző szakterületek tájékoztatási apparátusában megmutatkozó eltéréseket, egyedi sajátosságokat az adott ismeretág belső tulajdonságai határozzák meg. Olyan tényezők, mint a források formája, szerepe a tájékoztatás egészében, a szakirodalom avulása, a diszciplína jellege, az elmélet és a gyakorlat viszonya, földrajzi dimenziói stb. A zenei információként a könyvtárban megjelenő komplex jelenségről csak hasonlóan differenciált, egymással rendszert alkotó tájékoztatási eszközök halmaza képes megfelelő felvilágosítást adni. Alkalmasnak kell lennie a zenei tájékoztatási rendszernek arra, hogy a “hagyományos”-tól eltérő hordozón megjelent műveket éppúgy regisztrálja, mint a koncertekről számot adó kritikákat vagy a zenetudományi tanulmányokat, illetve rendelkeznie kell a szükséges faktografikus eszközökkel: pl. egy adott hangversennyel kapcsolatban felmerülő összes konkrét kérdés megválaszolására.

Az alábbiakban a zenei tájékoztatási eszközöket kíséreljük meg rendszerezni. Tipológiájuk volt a cél, nem konkrét referenszművek leírása; és mert a tájékoztatási eszközök típusai jól ismertek, különösebb bemutatásukra sem volt szükség. Egy kivétellel: a tematikus műjegyzékek speciális, csak a zenében használt eszközök, illetve a műjegyzékek máshonnan jól ismert fogalmát az utóbbi néhány évtizedben oly mértékben kitágították zenetörténész összeállítóik, hogy célszerűnek látszott e műfaj rövid ismertetése.

Megjelenési formájukat tekintve a zenei tájékoztatási eszközök lehetnek:

• kéziratosak, illetve katalóguscédulán használhatók,
• nyomtatott formában publikusak, főleg önálló kötetben megjelentek,
• valamilyen nem hagyományos hordozón közzétettek.

A kéziratos segédletekkel – mivel elsősorban lokális jelentőségű összeállításokról, elsősorban persze katalógusokról van szó – nem foglalkozom. A nem hagyományos hordozón rögzítettekkel sem; az ilyen formában ismert és rendelkezésre álló tájékoztatási eszközök – különösen a CD-ROM-on hozzáférhető bibliográfiai és faktografikus adatbázisok rendszerezése (és főleg összegyűjtése) későbbi – bár mielőbb elvégzendő – feladat. Az alább következő rendszerezés tehát a nyomtatott formában publikus tájékoztatási eszközökre vonatkozik.

Elsősorban a tárgyi-fogalmi és a biografikus-nominális (életrajzi, illetve a mű címe vagy az intézmény neve) jellegű tájékoztatás alapvető eszközei, de bizonyos keretek között az időrendi és a helyrajzi alapú megközelítésben is segíthetnek.

A zenei lexikonok, enciklopédiák lehetnek a bennük közreadott ismeretek földrajzi határai alapján egyetemesek vagy nemzetiek, tartalmuk szerint általánosak vagy egy szűkebb zenei részterület (pl. hangszerek, könnyűzene, opera stb.) anyagát feldolgozók.

Ismert, hogy az igényesebb lexikonok, enciklopédiák a zenében is válogatott irodalom- és műjegyzéket közölnek a szócikkek végén, így – bár elsődlegesen direkt tájékoztatási eszközök – korlátozott mértékben felhasználhatóak az indirekt tájékoztatásban.

Két alapvető formájuk alakult ki: vannak kizárólag a kortársakat regisztrálók (Who's who), és vannak a már lezárt életutakat tartalmazók. A biográfiák, életrajzi gyűjtemények további csoportosítása a lexikonok, enciklopédiák rendszerezését követi, vagyis lehetnek egyetemesek (nemzetköziek) és nemzetiek, tartalmuk szerint pedig általánosak vagy egy szűkebb területen tevékenykedők (pl. karmesterek) életrajzát közreadók. A zenében is ismert a bibliográfiát tartalmazó életrajz, a biobibliográfia.

Földrajzi vonatkozásban ezek az eszközök is lehetnek egyetemesek vagy nemzetiek, tartalmuk szerint pedig általánosak vagy egy szűkebb részterület (zenetörténeti korszak, műfaj) időrendi adatait regisztrálók.

Nyelvük szerint vannak egy- vagy többnyelvűek, tartalmuk alapján lehetnek

• általánosak,
• egy zenetörténeti korszak (középkor)
• vagy egy műfaj, terület (jazz, akusztika) kifejezéseit, terminológiáját tartalmazó összeállítások.

Földrajzi határai szerint megkülönböztethetők egyetemesek vagy nemzetiek, illetve egy országon belül kisebb közigazgatási egység (város, megye stb.) alapján tagoltak. Tartalmukat tekintve lehetnék általánosak vagy a zene valamely részterületének adatait, címeit regisztrálók. (Készülhetnek adat- és címtárak zenei egyesületekről, testületekről, együttesekről, oktatási intézményekről, zenei könyvtárakról, múzeumokról, kiadókról, hangszerkészítőkről stb.)

Lehetnek a regisztrált dokumentumok földrajzi eredete vagy kapcsolódása szerint egyetemesek vagy nemzetiek, tartalmuk alapján általánosak (a zene egészét felölelők) vagy egy szűkebb részterület (pl. népzene) szakirodalmát vagy forrásait feltárók. Beszélhetünk a zenei bibliográfia esetében is a regisztrált dokumentumok időrendi megjelenése alapján kurrens (folyamatos) vagy retrospektív (visszatekintő) eszközökről. A bibliográfiában közreadott dokumentumok formája szerint elkülöníthetők 1) a zeneművek bibliográfiái, 2) a diszkográfiák (hangfelvételek bibliográfiái), 3) a zenei filmográfiák (zenés mozgófilmeket regisztráló összeállítások), 4) a szakirodalmat regisztráló bibliográfiák, utóbbiak között ismertek az időszaki kiadványok cikkanyagát feltáró repertóriumok és a zenei folyóiratok címeit regisztráló folyóirat-bibliográfiák, 5) az aprónyomtatványokat számbavevő bibliográfiák (plakátok, műsorfüzetek).

A zenei bibliográfiák is lehetnek a regisztrált dokumentumok teljessége szerint teljességre törekvőek vagy válogatóak. A tartalmi feltárás mélységét tekintve a zenei szakirodalmi bibliográfia három szintje különíthető el: vannak regisztratív, csak a bibliográfiai leírást tartalmazó összeállítások, ismertek az annotált bibliográfiák, és kialakultak a zenében is a referátumokat közlő tájékoztatási eszközök. A tartalmi feltárás egyéb műfajai a zenei tájékoztatásra nem jellemzőek.

A bibliográfiában közreadott irodalom jellege alapján elkülöníthető a zenében is elsőfokú és másodfokú (primer vagy szekunder) bibliográfia. Vagyis vannak (ezek alkotják a túlnyomó többséget) közvetlenül az irodalomhoz vezetők, és vannak olyanok, amelyek csak egy adott kérdés szakbibliográfiájának leírását tartalmazzák. A zenei tájékoztatásban ismertek a szakirodalmi bevezetők, kalauzok is. Ezek a tájékoztatási művek nemcsak másodfokú bibliográfiák, hanem a referenszmunkában nélkülözhetetlen direkt apparátust is ismertetik.

A bibliográfia és a katalógus közötti elvi különbségre fölösleges kitérni. A zenei tájékoztatás alapvető célja a zenei információ eljuttatása a használókhoz. Túlnyomó többségében a zenei információ – mint láttuk – a könyvtári; gyűjteményekben található. A primer információk egy részének azonban nem a könyvtár a gyűjtőhelye (vagy csak részben) – főleg a tárgyi emlékek, elsősorban a hangszerek tartoznak ide – hanem a múzeum, a levéltár, az archívum: Viszont természetesen egy zenei vagy hangszertörténeti múzeum állományát feltáró katalógus a könyvtár gyűjtőkörébe tartozik, így az ezekre a tárgyakra (dokumentumokra) vonatkozó írásos vagy képi információt kötelessége szolgáltatni a könyvtárnak és a zenei tájékoztatásnak.

A katalógusok, lelőhelyjegyzékek földrajzi vonatkozásban lehetnek helyiek (egy adott zenei gyűjtemény állományát feltárók), regionálisak (város, megye; tartomány stb. gyűjteményeinek állományáról), országosak vagy nemzetköziek.

Ami a katalógusokban regisztrált dokumentumtípusokat illeti, nagy változatosság figyelhető meg. Lényegesen tágabb kört ölelnek fel, mint a bibliográfiák. A különféle katalógusok regisztrálhatják 1) a kéziratokat, 2) a tárgyi emlékeket (hangszereket; ereklyéket), 3) a különféle technikai eljárással rögzített hangfelvételeket, 4) a zenei vonatkozású filmeket, videokazettákat, 5) a zeneműveket, 6) a könyveket, 7) az időszaki kiadványokat, 8) a zenei vonatkozású képeket (festmények, metszetek, fényképek, egyéb képes ábrázolások), 9) a zenei aprónyomtatványokat (meghívók, plakátok, műsorfüzetek).

A zenei tájékoztatási eszközök eddig felsorolt típusai lényégében megegyeznek az egyéb szakterületek tájékoztatási apparátusában találhatókkal, természetesen a zenére jellemző speciális eltérésekkel, melyeknek részletézésére nincs terünk (elsősorban a dokumentumok bibliográfiai leírásánál mutatkoznak különbségek, de érzékelhetők az egyedi megoldások pl. az egyes eszközök mutatóapparátusában – gondoljunk az előadóművészek jelentőségére, melynek a tájékoztatási eszközök felépítésében, szerkezetében tükröződnie kell). Van azonban a zenei tájékoztatási eszközöknek egy speciális típusa, műfaja: a tematikus műjegyzék.

A tematikus műjegyzék a zenei könyvtári munka sajátos, a feldolgozásban és a tájékoztatásban egyaránt nélkülözhetetlen eszköze: A tematikus műjegyzék a zenei incipit (egy zenemű, illetve egy-egy tétel hangjegyes kezdete) közlésével egyértelműen lehetővé teszi a zenemű azonosítását. Erre azért van szükség, mert a vokális műveket (operák, énekek stb.) leszámítva elég kevés zeneműnek van egyedi címe, többnyire a cím nem más, mint a műfaj, a zenekari letét és a hangnem közlése: Alighanem tucatjával komponáltak különböző zeneszerzők F-dúr zongoraversenyt. Még azonos komponista életművében is előfordulhat több, azonos hangnemben irt zenemű, megkülönböztetésük csak valamilyen járulékos elem (pl. opuszszám – ha van) segítségével lehetséges. A legegyértelműbb ilyen megkülönböztető elem a tematikus műjegyzék tételszáma, a zenei incipit közlésével elképzelhetetlen, hogy összekeveredjenek a művek.

A tematikus műjegyzék eredetileg indirekt (bibliográfiai, irodalomközvetítő) tájékoztatási eszköz volt. Az utóbbi néhány évtizedben készült tematikus műjegyzékek azonban a mű egészéről tartalmaznak nélkülözhetetlen információkat, így ma már teljes joggal lehetne a direkt tájékoztatási eszközök csoportjába sorolni őket. A tematikus műjegyzéken mint tájékoztatási eszközön látható leginkább, hogy a merev műfaji kategóriák (direkt–indirekt) sokszor alkalmazhatatlanok egy konkrét kiadvány besorolásakor.

A modern tematikus műjegyzék megteremtője Ludwig von Köchel volt, aki 1862-ben adta közre Mozart műveiről kronologikus felépítésű összeállítását. (E tematikus műjegyzék tételszámai hallhatók a rádióban oly sokszor a Mozart-művek bekonferálásakor “Köchel”-ként.) Köchel a kezdő ütemek zenei incipitjén túl megadta a kéziratok lelőhelyét, közölte a korai kiadások jegyzékét, ismertette a műre vonatkozó szakirodalmat. Ő még láthatóan nem lépte túl a bibliográfiai jellegű adatközlés határát. Az újabb, a II. világháború utáni korszerű tematikus műjegyzékek rendszerint a kritikai jellegű összkiadás munkálataival párhuzamosan készülnek. A tematikus műjegyzék célja az új felfogás szerint az, hogy a komponista összes művére vonatkozó, a legkülönfélébb ismereteket tartalmazó kézikönyv legyen.

A mostanában készülő korszerű tematikus műjegyzékek felépítése rendszerint a következő:

• közlik a komponálás helyét, idejét, megadják a mű keletkezésére vonatkozó összes ismert adatot. Vokális műveknél kitérnek a szövegre és a szövegíróra is (források, változatok, előzmények, fordítók);
• tartalmazzák a zenei incipitet a kritikai kiadás alapján, ha nincs kritikai kiadás, a zenefilológia által mértékadónak elfogadott kiadás nyomán. Utalnak a kézirat (ha fennmaradt) vagy az első kiadás és a kritikai (mértékadó) kiadás közötti különbségekre, azok zenefilológiai okaira;
• megadják az autográf (kézirat) lelőhelyét és pontos adatait. Ha nincs kézirat, a mű keletkezésével nagyjából egykorú másolatok adatai szerepelnek, különböző szempontok szerint (láthatta-e a szerző stb.) rangsorolva megbízhatóságukat. Fontos célkitűzés, hogy a fennmaradt kézirat élettörténetét közöljék a tematikus műjegyzékben, tehát vándorlását, az eddigi tulajdonosok (magán vagy gyűjtemény) nevével. Ha ismert, sok tematikus műjegyzék a kézirat áráról – pl. aukción elkértről – is tájékoztat;
• a tematikus műjegyzékek tartalmazzák az első kiadás pontos bibliográfiai adatait, illetve megadják a zeneszerző életében megjelent további kiadásokat, a műből készült átiratokat stb., és közlik a tudományos célból megbízhatónak tekintett kiadások adatait;
• akadnak ma már olyan összeállítások, amelyek megadják a mű bemutatójára vonatkozó ismert és fennmaradt adatokat (bemutató helye, ideje, a közreműködő előadóművészek, zenekarok, a korabeli kritikai visszhang stb.);
• egyre általánosabbnak mondható igény, hogy a tematikus műjegyzék a mű teljes életrajzát nyomon kövesse, ebbe pedig beletartozik az arról készült hangfelvételek regisztrálása is.

A cél a minél több információ összegyűjtése. Ugyanakkor a zeneszerző életművének egyedi vonásai és a fennmaradt, ismert adatok nagymértékben befolyásolják egy adott tematikus műjegyzékben található információk jellegét. Nagyon sokoldalúan használhatók tehát a tematikus műjegyzékek a zenei tájékoztatásban vagy a feldolgozó munkában.

Ami szerkezetüket illeti, különféle típusok alakultak ki: Gyakori az időrendi felépítésű tematikus műjegyzék, mellette a leginkább elterjedt megoldás a szisztematikus szerkezetű (zenei műfajok vagy zenekari letét szerint). A betűrendes szerkezetű nagyon ritka, illetve csak vokális műveknél (opera) képzelhető el, de az énekes alkotásoknál is csak elvétve lehet találkozni ezzel a megoldással.

A tematikus műjegyzékek alapvetően egy zeneszerző műveit regisztrálják, de ismertek olyanok is, amelyek egy zenei gyűjtemény (régi kottatár, archívum) állományát tárják fel. Akad néhány tematikus műjegyzék egy-egy zenei műfajról (opera, hangszeres műzene) is.