Minden rögzített adat (egy bizonyos díszítési vagy kötési stílus, egy kéziratos bejegyzés dátuma stb.) a provenancia (eredet) értékes nyomaként kezelendő, ezáltal földrajzilag behatárolható és kronológiailag is kormeghatározható. Ez lehetővé teszi a könyvek mozgásának nyomon követését Európán és az évszázadokon keresztül.
Az MEI (Material Evidence in Incunabula) egy olyan adatbázis, amelyet kifejezetten a XV. századi nyomtatott könyvek tárgyi bizonyítékainak (vagyis a példányspecifikus, az előállítás utáni nyomoknak és a származási információknak) a rögzítésére és keresésére terveztek: tulajdonosok, díszítés, kötés, kéziratos bejegyzések (annotációk), bélyegzők, árak stb.
Az MEI összeköttetésben áll a British Library által biztosított Incunabula Short Title Catalogue (ISTC) rendszerrel, ahonnan a bibliográfiai rekordokat nyeri. Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy az ISTC-ből kinyert bibliográfiai rekordok keresését kombinálja a példányspecifikus adatok keresésével.
Egyedülálló módon minden egyes rögzített elemet (egy bizonyos díszítési vagy kötési stílust, egy kéziratos bejegyzést, árakat stb.) a provenancia értékes nyomaként kezelnek, ezért az földrajzilag behatárolható és kronológiailag is datálható.
A tulajdonosok személy- és intézménynevei az
Owners of Incunabula (Ősnyomtatványok tulajdonosai) nevű kiegészítő adatbázisban vannak összegyűjtve, ahol további biobibliográfiai információk is megtalálhatók. Ez hivatkozásokat biztosít ugyanazon személy vagy intézmény tulajdonában lévő összes példányhoz, lehetővé téve a szétszórt gyűjtemények rekonstruálását. A származási helyek egy másik kiegészítő adatbázishoz, a
Geographic Regions (Földrajzi régiók) nevűhöz is kapcsolódnak, amely földrajzi koordinátákat (georeference.com) és térképes helyeket kínál. Végül a
Holding Institutions adatbázis tartalmazza az MEI-ben és az ISTC-ben felsorolt könyvtárak nevét. A MEI-ban dokumentumok alapján rögzítjük azokat a konkrét példányokat is, amelyekről tudjuk, hogy egy bizonyos időpontban egy bizonyos helyen léteztek, de mára elvesztek. További információ ezzel kapcsolatban a következő linken érhető el:
Material Evidence in Incunabula [CERL]
FONTOS FIGYELEMBE VENNI: több olyan nagy ősnyomtatvány-gyűjtemény is feltöltésre került, amelyek online katalógusai már tartalmaztak bizonyos példányspecifikus információt: az oxfordi Bodleian Könyvtár, a Cambridge-i Egyetemi Könyvtár (Cambridge UL) és a bécsi Osztrák Nemzeti Könyvtár (Wien NL). Ezeknek a rekordoknak az MEI szabványaihoz való igazítása jelenleg is folyamatban van, különálló provenanciablokkokra hivatkozva, amelyek mindegyike saját időbeli és földrajzi jelölőkkel rendelkezik.